của khách hàng có tốt không? Thời gian chuẩn để thanh toán hóa đơn trong ngành
của họ là bao nhiêu ngày? Họ đang ở khu vực trả nhanh hay trả chậm? Nhân viên
bán hàng thường là những người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, vì vậy, việc phất
cờ quan ngại về sức khỏe tài chính của khách hàng là ở họ. Khi giao dịch bán hàng
được thực hiện, các đại diện chăm sóc khách hàng cần đón bóng, và tìm hiểu câu
chuyện đang diễn ra. Chuyện gì đang xảy ra ở nhà máy sản xuất của khách hàng?
Họ có làm việc thêm giờ không? Hay họ đang sa thải người? Đồng thời, nhân viên
bán hàng cũng cần làm việc với các nhân viên thuộc bộ phận tín dụng và chăm sóc
khách hàng, để mọi người hiểu các điều khoản thanh toán trả trước, và chú ý khi
khách hàng chậm trễ. Ở một công ty mà chúng tôi hợp tác, các nhân viên giao nhận
nắm rõ gần như mọi điều về tình tình của khách hàng bởi ngày nào họ cũng có mặt
tại cơ sở của khách hàng. Họ sẽ cảnh báo bộ phận bán hàng và kế toán nếu như có
vấn đề gì đó bất ngờ xảy ra trong hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Các nhà quản lý tín dụng cần đặt câu hỏi liệu các điều khoản được đưa ra có
lợi cho công ty hay không, và liệu chúng có phù hợp với lịch sử tín dụng của khách
hàng không. Họ cần đưa ra những phán đoán đánh giá công ty có cấp tín dụng quá
dễ dãi không, hay liệu chính sách tín dụng của công ty đang thắt chặt thái quá.
Luôn có một sự cân bằng giữa một mặt là doanh thu đang tăng lên và một mặt
là việc cấp tín dụng cho những rủi ro tín dụng yếu hơn. Các nhà quản lý của bộ
phận tín dụng cần xác lập những điều khoản chính xác mà mình sẽ đưa ra. 30 ngày
có phải là thời gian thỏa đáng không – hay chúng ta nên cho phép kéo dài 60 ngày?
Họ cần xác định những chiến lược như chiết khấu khuyến mại cho những hóa đơn
trả sớm. Chẳng hạn, “2/10 net 30” có nghĩa là khách hàng sẽ được chiết khấu 2%
nếu thanh toán hóa đơn trong vòng 10 ngày và sẽ không được hưởng chiết khấu
nếu họ đợi đúng 30 ngày mới thanh toán. Đôi khi khoản chiết khấu 1-2% có thể
giúp một doanh nghiệp đang chống đỡ với khó khăn thu được các khoản phải thu
và do đó giảm được DSO – nhưng tất nhiên, làm vậy tức là doanh nghiệp đang ăn
vào lợi nhuận của mình.
Chúng tôi biết một công ty nhỏ đã tự sáng tạo ra một phương pháp đơn giản
để giải quyết vấn đề cấp tín dụng cho khách hàng. Công ty này xác định những đặc
điểm mà mình muốn ở khách hàng, và thậm chí đặt cho khách hàng lý tưởng cái tên
là Bob. Bob có những phẩm chất sau:
Anh ta làm việc cho một công ty lớn
