Hoạch định bắt đầu với việc có một ý niệm rõ ràng về những gì phải được
hoàn thành. Cho dù chúng ta từng làm loại công việc này nhiều lần, nhưng
quan trọng vẫn là suy nghĩ kỹ về nó một lần nữa. Chúng ta phải đặt chính
mình vào vị trí của thuộc cấp. Nếu trước kia chúng ta chưa bao giờ nhìn thấy
dự án này, chúng ta sẽ muốn biết điều gì? Hãy liệt kê ra những mục tiêu
chúng ta muốn đạt được, những thông tin cần để đạt được nó, những tài liệu,
công cụ, nguồn hỗ trợ và bất kỳ những gì khác cần để làm công việc này.
Một phần rất quan trọng của hoạch định là xác định ai sẽ được giao việc.
Khi chọn người này, hãy nhớ về tầm quan trọng của công việc. Nếu đó là
một công việc mà yêu cầu quan trọng là phải được làm nhanh và ít cần tới
giám sát thì hãy chọn một người từng chứng tỏ khả năng trong quá khứ với
loại công việc này. Tuy nhiên, nếu đó là một lĩnh vực mà chúng ta có đủ thời
gian để cung cấp sự hướng dẫn, thì có lẽ giao nó cho một người ít có kỹ
năng hơn sẽ có lợi hơn, và sử dụng dự án này như một phương tiện để huấn
luyện và phát triển kỹ năng của người này.
• Hãy xác định năng lực của mỗi nhân viên trong công việc sắp được thực
hiện. Giao việc cho một người không có đủ khả năng thực hiện công việc
đúng cách thì tất sẽ chuốc lấy sự thất bại. Nếu chúng ta không có ai có khả
năng, chúng ta sẽ không có sự chọn lựa nào ngoài tự mình làm nó. Nếu điều
này là đúng, ưu tiên cao nhất của chúng ta nên là huấn luyện ai đó để có thể
đảm nhận việc này, sao cho lần sau khi cần phải giao việc, chúng ta sẽ có
sẵn một người có năng lực.
• Hãy xác định (những) nhân viên sắp được giao việc sẽ phải cần tới sự huấn
luyện, hướng dẫn, và giám sát tới mức nào, trong bao lâu, và với mức độ
chú ý ra sao, cũng như những nguồn lực gì khác có thể phải cần tới.
• Hãy xác định việc giao việc cho cá nhân này hoặc những cá nhân này sẽ
tác động ra sao tới khối lượng công việc hiện tại của họ.
• Nếu người được giao việc không báo cáo trực tiếp cho chúng ta 100% thời
gian (có nghĩa là với nhóm dự án), thì hãy xác định làm thế nào để xử trí bất
