khi chúng xảy ra. Vì SOP đề ra những tiêu chuẩn mà mọi người phải tuân
theo, mọi nhân viên làm việc với những cẩm nang có thể tham khảo chúng
vào bất kỳ khi nào, từ đó đảm bảo sự nhất quán trong việc giải quyết những
tình huống cụ thể.
Nếu chúng ta phải phát triển SOP, hãy làm cho nó đơn giản. SOP thường trở
nên phức tạp là vì những quản trị viên muốn nó có thể bao gộp mọi khả
năng có thể xảy ra. Điều này là không thể.
Các trưởng phòng sẽ thường xuyên phải đưa ra quyết định dựa trên nhiều
yếu tố không lường trước được. SOP chỉ nên bao quát chi tiết của những vấn
đề thông thường thôi, nhưng cũng có chỗ cho các trưởng phòng (hoặc những
người không có vai trò quản lý, khi thích hợp) đưa ra những quyết định ngẫu
hứng khi hoàn cảnh đòi hỏi họ.
SOP cũng nên rất linh hoạt. Đừng làm cho SOP cứng nhắc đến độ chúng
không thể thay đổi được khi hoàn cảnh thay đổi. Những kế hoạch có thể trở
nên lỗi thời vì công nghệ mới, sự cạnh tranh, những qui định mới của chính
phủ, hoặc sự phát triển của những phương pháp hiệu quả hơn. Cho nên, hãy
xây dựng vào SOP một chính sách duyệt lại và chỉnh sửa thường kỳ.
Ngoài ra cũng nên nhớ rằng không phải mọi kế hoạch đều là SOP. Các kế
hoạch có thể được phát triển cho những mục đích đặc biệt, đôi khi chỉ được
sử dụng một lần thôi, nhưng đôi khi cho các dự án kéo dài nhiều tháng hoặc
thậm chí nhiều năm.
Qui trình tác nghiệp chuẩn (SOP) chỉ là một cung đoạn của hoạch định. Như
đã nêu, tốt nhất nó chỉ nên bao gộp những chính sách chung, tạo điều kiện
thuận lợi cho việc thiết kế những kế hoạch cụ thể ở các dự án mới khác.
Hướng dẫn thiết lập một SOP thành công:
• Nêu rõ những hành động gì được kỳ vọng từ mỗi một người tham gia
