Lựa chọn một định dạng thu hút. Khán giả của bạn dễ chấp
nhận cái gì nhất? 16 trang A4 hay 8 trang A3? Cái gì dễ phân
phát? Nếu bạn phát hành trên trang web, cái gì sẽ tạo thành
một trang? Một câu chuyện nên có bao nhiêu đường dẫn đến?
Định hình ngay từ đầu. Các ấn phẩm hay đều phát triển
qua thời gian, tuy nhiên bạn không thể thay đổi lớn về mặt
thiết kế mỗi lần phát hành. Vì vậy, hãy làm thế nào để thể
hiện càng nhiều thứ bạn muốn càng tốt ngay trong lần
xuất bản đầu tiên.
Bức tranh nói lên ngàn lời. Hãy dùng ảnh, tranh hoạt họa và
đồ họa để hỗ trợ cho các câu chuyện của bạn. Hãy mua một
chiếc máy ảnh kỹ thuật số đủ tốt và khuyến khích các
nhân viên chụp ảnh minh họa cho câu chuyện của họ.
“Trong đó có điều gì dành cho tôi?”. Đây là câu hỏi không thể
tránh đối với các thông báo của doanh nghiệp. Một đơn vị
kinh doanh mới đồng nghĩa với việc tái tổ chức và có thể ảnh
hưởng đến nhân sự. Liệu tình trạng giảm sút lợi nhuận có cho
thấy trước hậu quả giảm biên chế? Hay việc vượt kế hoạch
sẽ mang lại hy vọng tăng lương? Hãy làm cho các câu chuyện
mang tính riêng tư phù hợp với độc giả của bạn.
Biên tập tốt. Việc biên tập kém hay cẩu thả sẽ làm giảm độ tin
cậy của bản tin. Và biên tập cũng cần một triết lý. Ví dụ, bạn
đang cố đạt được điều gì với ấn phẩm của mình? Đó là một
công cụ để phổ biến thông tin của công ty hay là một ấn
phẩm thú vị để tạo ra một cộng đồng độc giả? Cuối cùng, hãy
dùng ngôn ngữ phù hợp, dễ hiểu. Ngay cả với các ấn phẩm nội
bộ bạn cũng nên hạn chế sử dụng từ viết tắt hay biệt ngữ –
không phải nhân viên nào trong tổ chức cũng quen với các
thuật ngữ như bạn.
