Tiếp theo, bạn hãy ghi nhớ điều sau: Nhiều nhân viên có kỹ năng viết lách
kém không có nghĩa họ đều thất học; mà họ chỉ cẩu thả và không chú tâm
vào chi tiết. Giả sử một nhân viên trong nhóm của bạn khó diễn đạt ý kiến
của mình qua thư điện tử. Anh ta gặp khó khăn về ngữ pháp, sử dụng dấu
câu, bố cục và cách hành văn, khiến bức thư điện tử của anh ta rất khó đọc.
Giải pháp
Trong các trường hợp như thế này, là chủ lao động, bạn không có nghĩa vụ
phải biến nhân viên thành Shakespear, nhưng một liệu pháp đào tạo và
củng cố kỹ năng chắc chắn sẽ giúp anh ta diễn đạt mạch lạc hơn.
Michael, chúng ta cần nói chuyện. Chúng ta hãy cùng xem lại bức thư điện
tử anh gửi cho Ủy ban An toàn. Bức thư có ba đoạn và được gửi lúc 5h
chiều qua. Anh nhớ chứ? [Có.]
Tốt, giờ hãy nói cho tôi nội dung mà anh muốn truyền tải. [Vâng, tôi muốn
tái khẳng định lời giả định của chúng ta về vai trò của Ủy ban An toàn và
trách nhiệm giám sát toàn bộ nhà trong trường hợp có chuông báo động hỏa
hoạn.]
Được. Vậy anh còn nhớ điều gì trong bức thư điện tử đó không? Bất cứ
điều gì? [Không.] Vậy đây là bản sao bức thư đó, anh đọc to nó lên được
không? [Vâng.]
Sau khi đọc bức thư đó, giờ ấn tượng đầu tiên của anh là gì? [Vâng, tôi thấy
có một vài lỗi ngữ pháp và chính tả, và nhìn chung thì bức thư khá khó
hiểu.] Đúng, tôi đồng ý, đó là lý do khiến tôi muốn gặp anh. Thực lòng mà
nói, tôi cho rằng kỹ năng viết không phản ánh tích cực năng lực của anh.
Nếu là tôi, anh sẽ đưa ra lời khuyên gì cho nhân viên của mình? [Tôi sẽ
khuyên nên sử dụng chương trình kiểm tra lỗi chính tả trước khi nhấn nút
gửi, và hãy đọc to bản ghi nhớ trước khi phân phát.]
