Giả sử một nhân viên tuyển dụng chịu trách nhiệm cung cấp thống kê cho
trưởng phòng nhân sự bao gồm: lương của nhân viên mới, thời gian bắt
đầu, tốc độ thay đổi nhân sự và phân tích bổ khuyết… Bạn yêu cầu các
thống kê hàng tháng phải được hoàn thành vào thứ Sáu đầu tiên của tuần
đầu tiên trong tháng. Tuy nhiên, nhân viên này không hoàn thành đúng thời
hạn trong ba tháng liền. Cô ấy không thể tập hợp được tất cả các dữ liệu để
hoàn tất bản báo cáo. Cuộc đối thoại của bạn với nhân viên sẽ có thể diễn
ra như sau:
Nacy, tôi rất thất vọng khi chị đã không hoàn thành công việc đúng tiến độ
trong ba tháng liền. Tôi sẽ cho qua nếu đó là nhiệm vụ bất khả thi. Tuy vậy,
nếu cho qua, chị sẽ tiếp tục không hoàn thành đúng tiến độ công việc được
giao. Giả thiết tôi đưa ra có quá sai lệch không? [Có lẽ là không.]
Được rồi, hãy làm lại. Tôi muốn chị chiến thắng thử thách này vì điều quan
trọng là chị biết mình có thể làm được điều đó. Chị có sẵn lòng nghe tôi
chia sẻ quan điểm của mình không? [Vâng.]
Đầu tiên, khi công ty có một nhân viên mới, tôi không thấy chị ghi chép gì
cả. Nếu chị ghi lại ngay vào một quyển sổ, lên bảng, hoặc vào bảng tính, thì
chị sẽ rất dễ tập hợp dữ liệu vào cuối tháng.
Thứ hai, khi điền thông tin về một nhân viên mới, chị đã không ngay lập
tức mở tệp tin tuyển dụng để lấy những thông tin cần thiết (tiểu sử, chứng
nhận,…). Ngoài ra, chị không truy cập vào hệ thống tìm kiếm ứng viên và
mở tệp tin mới rồi bổ sung thêm các thông tin. Do đó, các ứng viên liên tục
xin ứng tuyển, còn chị phải vất vả điền đầy đủ thông tin về nhân viên mới
vào bản báo cáo nhân viên. Trong khi đó có một cách dễ dàng hơn rất
nhiều, đó chính là phương pháp mà chúng ta đã đề cập lúc nãy. Tôi thấy
đây là một cơ hội tốt để nhắc nhở chị. Liệu đó có phải là một ý kiến hay
không? [Vâng.]
