Bạn sẽ đối thoại ra sao khi một nhân viên để thất lạc quá nhiều file và tài
liệu? Trong những trường hợp trước, bạn tỏ ra kiên nghị và công tâm,
không chỉ trích nhưng kiên quyết rằng họ phải sửa đổi thói quen đó ngay
lập tức. Trên cương vị giám sát viên, bạn có toàn quyền yêu cầu sắp xếp
bàn làm việc luộm thuộm hay văn phòng bừa bộn để dễ dàng xác định được
vị trí tài liệu và thông tin khi cần. Dưới đây là cuộc nói chuyện với một trợ
lý giám đốc tín dụng ngân hàng vì tính bữa bộn, thiếu tổ chức gây ảnh
hưởng tới thời gian chốt hợp đồng.
Laura, tôi muốn nói với chị về sự gọn gàng, ngăn nắp và tổ chức, hoặc bất
cứ điều gì tương tự. Sau vụ Lehman sớm đổ bể hôm nay khi chúng ta
không thể đóng khoản vay vì chị không thể tìm thấy các tài liệu cho vay
gốc, tôi thấy rằng đã đến lúc chúng ta phải nói chuyện.
Được rồi, mục tiêu của tôi không phải là la mắng hay đay nghiến chị.
Nhưng chị biết đấy, việc không thể đóng tài khoản của một khách hàng nào
đó ngay lập tức do để lộn xộn tài liệu công việc thật là điều tồi tệ.
Vậy chị đề xuất cách giải quyết vấn đề này như thế nào? [Vâng, tôi hứa sẽ
để tâm hơn tới các tài liệu công việc của mình, từ tài liệu cho vay, đơn bảo
hiểm, các hồ sơ thế chấp nhà,… Và tôi đảm bảo rằng lỗi này sẽ không tái
diễn nữa.]
Nhưng đó mới chỉ là những thứ cần giải quyết; tôi muốn biết cách giải
quyết là như thế nào. Chị có kế hoạch hành động gì để sắp xếp hệ thống
cũng như đảm bảo rằng chị làm chủ mọi công việc của mình và quan trọng
hơn, tôi có thể tìm thấy thông tin khi chị vắng mặt? [Tôi không biết, tôi sẽ
suy nghĩ]. Chúng ta hãy cùng suy nghĩ và lập ra một kế hoạch ngay lập
tức.
Nếu biết rằng đồng nghiệp và khách hàng đánh giá mình dựa trên sự gọn
gàng và ngăn nắp mà chúng ta tạo ra, chúng ta phải có những bước đi nhất
định nhằm đảm bảo tổ chức văn phòng làm việc một cách hợp lý. Quan
