khi cảnh cáo là: Nếu nhân viên đó chia sẻ thông tin mà bạn cảm thấy nên
đưa vào cảnh cáo, bạn có thể phác thảo cảnh cáo như thế này:
Khi tôi hỏi tại sao anh cảm thấy cần thiết phải…, anh đã trả lời rằng…
Một lần nữa, việc đưa phản hồi của nhân viên đó vào cảnh cáo đã chứng tỏ
cách tiếp cận hợp lý của bạn đối với việc kiểm tra kỹ càng vấn đề trước khi
kết luận. Và giả sử nhân viên đó không có lý do hợp lý nào để thực hiện mà
anh ta đã làm, nó sẽ cho phép bạn củng cố lập luận của mình bằng văn bản.
Liệu có khi nào một cảnh cáo được phác thảo và thực thi mà không nhận
được phản hồi trước từ nhân viên? Có, chẳng hạn khi bạn có một chính
sách về sự vắng mặt thường xuyên bất kể lý do, và các nhân viên từng nhận
được các cảnh cáo khi vắng mặt một số lần nhất định mà không báo trước
(vì bất kể lý do gì), thì thực thi cảnh cáo vào thời điểm cuộc nói chuyện đầu
tiên của bạn có thể thích hợp. Chẳng hạn, nếu một trường hợp vắng mặt
không báo trước diễn ra lần thứ năm – bất kể vì lý do gì – và chính sách
của công ty bạn nêu rõ rằng một cảnh cáo đầu tiên bằng văn bản cần được
đưa ra căn cứ theo quy tắc của công ty, thì việc đưa ra cảnh cáo trong lần
gặp gỡ đầu tiên có thể hợp lý. Tuy nhiên, nhìn chung, trường hợp này nên
là một ngoại lệ hơn là quy định.
Giải pháp
Khi phải tiến hành khiển trách bằng văn bản và muốn tìm hiểu quan điểm
của nhân viên, bạn hãy bắt đầu cuộc đối thoại theo cách này:
Hannah, tôi gặp chị để thảo luận một tình huống mà theo tôi là rất quan
trọng. Tôi muốn biết ý kiến của chị trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào,
nhưng nếu không có một lời giải thích thuyết phục về những gì đã xảy ra,
rất có thể chị sẽ bị kỷ luật bằng văn bản.
Hãy thận trọng khi bạn đề cập tới một khiển trách bằng văn bản. Nếu đây là
lần đầu tiên nhân viên vi phạm liên quan tới công việc, thì có lẽ đề cập tới
