Mặt trái của ý kiến phản hồi
Khi bạn là người đưa ra nhận xét, bạn có cơ hội thể hiện sự đồng cảm của
mình. Nữ hoàng Nga Catherine (1729-1796) từng nói: “Khen ngợi trước
mọi người, chê trách trước một người.” Lúc đầu, bạn càng đưa ra nhiều
nhận xét tích cực thì về sau nhận xét tiêu cực càng nhẹ nhàng hơn. Hãy tập
trung vào các chiến thuật để tiến bộ hơn là đưa ra ý kiến phê bình. Hãy làm
những gì có thể để tránh thể hiện trạng thái tự vệ. Nếu người nghe nhận xét
của bạn bắt đầu có trạng thái tự vệ thì hãy xoa dịu tình hình càng nhanh
càng tốt bằng một lời động viên. Bạn có thể nói: “Làm ơn đừng thủ thế
phòng thủ như vậy. Không ai hoàn hảo cả và đây chỉ đơn giản là những
điều anh có thể thực hiện để cải thiện những điều anh đang làm mà thôi.
Chúng tôi chỉ đơn giản muốn anh vận dụng hết tiềm năng của mình để hoàn
thành công việc cũng như đạt được thành công ở Tập đoàn XYZ mà thôi.”
Trừ phi bạn buộc phải đưa ra một phản hồi vì tính chất công việc, hãy chờ
cho đến khi ai đó hỏi ý kiến của bạn. Đưa ra nhận xét với một đồng nghiệp
hay thậm chí một nhân viên khi không cần thiết cũng là một điều không
hay. Nếu ai đó mắc phải sai lầm cần được chỉ ra thì hãy đưa ra nhận xét
ngay. Hãy nói thật chi tiết và tích cực. Đừng nói “Anh làm báo cáo sai rồi
đấy.” Hãy nói “Đoạn mở đầu báo cáo của anh rất tuyệt và tôi có một số ý
kiến giúp anh làm báo cáo lần sau hay hơn đấy. Giờ ta hãy cùng nhau thảo
luận mấy vấn đề nhé.” Đừng làm cho người khác cảm thấy họ “luôn luôn”
làm sai. Đừng nói “Anh chẳng bao giờ cùng Paula kiểm tra lịch tuần cả.”
Nên nói “Tôi nhận thấy anh đã ba lần quên kiểm tra lịch tuần cùng Paula
rồi đấy. Có lẽ anh nên có một ghi chú cho mỗi tuần, sẽ giúp anh giải quyết
được vấn đề đó.”
Hãy kiềm chế mong muốn rời mắt khỏi đối tượng. Giao tiếp bằng mắt làm
người nghe nhận xét của bạn cảm thấy thoải mái hơn và cũng giúp bạn
truyền đạt sự ấm áp đằng sau lời phê bình của bạn. Hãy thực hành nhận xét
ngôn ngữ cơ thể của mình qua con mắt của người khác khi thích hợp và hãy
