cho người đọc hiểu nhầm. Sau đây là một số cách nên và không nên làm để
cải thiện kĩ năng giao tiếp qua e-mail.
Điều nên làm
HÃY đọc kĩ lại e-mail của mình. Lỗi đánh máy sẽ khiến người đọc
nhận xét bạn rất cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp, và có thể họ không
hiểu bạn muốn nói gì.
HÃY áp dụng tất cả những gì bạn học được về việc trình bày rõ
ràng từ các chương trước khi viết email.
HÃY trả lời e-mail khi có yêu cầu xác nhận việc bạn nhận được e-
mail hay chưa. Xác nhận các cuộc họp, hẹn và báo cho mọi người biết
mọi thông tin mà họ có thể nhận được từ bạn.
HÃY tránh nhạo báng và cẩn trọng với những trò đùa, đặc biệt là
khi nhắm vào một người nào đó. Điều này có thể xảy ra trên mạng khi
người ta không thấy được giọng nói hay nét mặt bạn. Bạn có thể vô
tình xúc phạm ai đó và lời xin lỗi của bạn có thể không đủ để hàn gắn
mối quan hệ với những người có liên quan.
HÃY chèn chữ kí điện tử vào cuối e-mail của bạn để mọi người biết
ai đã gửi thư cho họ. Hãy ghi cả chức danh của bạn, tên công ty và
những thông tin liên lạc cần thiết. Tuy nhiên, để chữ kí điện tử của bạn
ngắn gọn đừng đưa vào quá nhiều thông tin như việc rao bán hàng hay
câu nói của người nổi tiếng nào đó.
HÃY chú ý đến dòng chủ đề e-mail của bạn. Nếu e-mail của bạn trả
lời e-mail của ai đó thì hãy giữ nguyên chủ đề cũ của họ. Tuy nhiên,
nếu bạn đổi luôn chủ đề thì cũng nên thay đổi chủ đề của e-mail. Điều
này giúp người nhận dễ dàng tiếp nhận thông tin.
HÃY viết e-mail của bạn càng ngắn càng tốt. Hãy coi như người
nhận e-mail của bạn đọc trên các phương tiện PDA (thiết bị thông tin
điện tử cầm tay) hoặc điện thoại di động. Nếu e-mail của bạn dài thì
có thể người ta không đọc hết được đâu.
