Cuộc đối thoại mang tính xây dựng duy trì mối quan hệ tích cực giữa
những người giao tiếp với nhau đồng thời giúp nhận diện khó khăn, đối mặt
với thách thức, tìm kiếm các giải pháp và đánh giá kết quả. Nói cách khác,
giao tiếp kém có thể làm nảy sinh khó khăn hoặc khiến vấn đề trở nên tồi tệ
hơn.
Ví dụ như bạn khuyên bảo một nhân viên có thái độ tiêu cực, có mâu thuẫn
cá nhân với đồng nghiệp hoặc làm việc không tốt. Nhân viên rất dễ lui vào
thế thủ nên nhiều vị giám đốc có xu hướng lờ đi và tránh nhắc đến rắc rối
ấy trước mặt mọi người. Những vị giám đốc khác có thể chọn cách tiếp cận
dứt khoát, không chấp nhận hoặc không quan tâm đến cảm xúc hay mối
bận tâm của nhân viên. Có thể dùng cách hay hơn để tiếp cận vấn đề một
cách trực diện, chân thật và khéo léo, đó là làm theo những kĩ năng dưới
đây.
Đối thoại nhằm giải quyết khúc mắc tập trung vào một vấn đề có thể giải
quyết được chứ không phải người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề ấy.
Nói cách khác, kiểu giao tiếp hướng vào cá nhân sẽ khiến người nghe thấy
lo lắng và chú tâm vào việc đổ lỗi hơn là tìm cách tránh sai lầm hoặc giải
quyết những vấn đề sẽ phát sinh trong tương lai. Ví dụ như vị chủ tịch một
ủy ban có thể nói với một ủy viên rằng chủ đề của người đó “không nằm
trong chương trình họp ngày hôm nay” chứ không nên phê bình trực tiếp
rằng: “Anh nói lạc đề rồi.” Hãy tĩnh tâm để suy nghĩ xem nếu bạn phải
nghe lời nhận xét ấy thì bạn sẽ cảm thấy thế nào, đặc biệt câu nói ấy lại
được phát ngôn từ sếp. Bạn không phải trau chuốt tất cả những điều mình
nói nhưng hãy chú ý rằng việc tình cờ đổ lỗi cho người khác cũng làm nảy
sinh mâu thuẫn không cần thiết.
Đối thoại tương hợp truyền tải đúng những điều người nói suy nghĩ và cảm
nhận. Trong khi sự cẩn trọng được đề cao hơn sự vạch trần hoàn toàn trong
một số tình huống chúng ta cũng có xu hướng nói thẳng thắn mang tính xây
dựng, do đó cũng khuyến khích người nghe tin tưởng những gì chúng ta
