Giao tiếp bất hợp lý làm người nghe thấy mình như kẻ kém cỏi trong khi sự
giao tiếp hợp lý lại thể hiện sự tôn trọng suy nghĩ và cảm giác của người
nghe. Giao tiếp hợp lý tập trung vào việc tìm ra điểm hòa hợp. Giám đốc
marketing có thể nói: “Tôi đồng ý là việc xuất hàng cho kịp thời gian là ưu
tiên hàng đầu. Tuy nhiên, chuyển hàng chưa hoàn thiện đi có thể gây ra
nhiều rắc rối và phức tạp hơn so với việc chuyển hàng chậm. Hãy gọi cho
các đại diện bán hàng, nói với họ là chúng ta chưa thuyết trình về sản
phẩm.”
Đối thoại cụ thể làm người nghe hiểu rõ những điều họ cần. Nói cách khác,
nhận xét toàn diện về rắc rối thường có vẻ quá rộng và mơ hồ, trình bày
vấn đề sai và làm cho vấn đề trở nên quá nghiêm trọng khiến cho vấn đề
không giải quyết được. Trong ví dụ trước, nếu vị giám đốc đó nói với nhân
viên của mình: “Anh đã làm khó bộ phận bán hàng rồi,” thì người nhân
viên đó có thể suy nghĩ tiêu cực: “Chỉ những thằng ngốc không đọc thư của
mình mới thấy khó xử thôi.” Nói cách khác, nhận xét của vị giám đốc quá
chung chung nên không thể hiểu chính xác tuyệt đối hay nhận được phản
ứng tích cực. Nhận xét của vị giám đốc đó cũng không hướng dẫn nhân
viên của mình cách cải thiện tình hình. Một nhận xét chi tiết hơn sẽ lí giải
những gì vị giám đốc đó mong muốn: “Gửi hàng chưa hoàn thiện sẽ gây
nhiều rắc rối hơn so với việc chuyển hàng đến muộn, nên lần sau đừng có
gửi hàng chưa hoàn thiện đi.”
Đối thoại nghĩa là bạn phải cố gắng mới nói ra được về điều gì đó. Có
những người có khả năng truyền đạt ý kiến của mình một cách rõ ràng và
đầy thuyết phục nhưng lại lúng túng khi chia sẻ những cảm xúc của người
khác hoặc gặp khó khăn trong việc thông báo những thông tin không tốt
lành. Một ông chủ có thể tặng thưởng cho nhân viên có phản ánh về những
vấn đề tiêu cực và không làm tổn hại tới đạo đức. Thế nhưng, có thể ông ta
sẽ gặp khó khăn để giải quyết những va chạm cá nhân giữa các nhân viên
của mình.
