cần thảo luận và hỏi xem có ai muốn bổ sung vấn đề gì không. Điều này
tránh để mọi người phát biểu những vấn đề không liên quan trong buổi họp.
Tuy nhiên, những mục trong chương trình họp có thể có những phần trùng
nhau khiến cho một số người nêu vấn đề vào đầu chương trình. Nếu điều
này xảy ra, bạn có thể nói: “Vâng, cảm ơn anh đã nêu ra vấn đề đó nhưng
đề nghị anh dành phần đó bàn vào lúc thích hợp được không? Chúng ta sẽ
đề cập đến phần đó khi sang mục số bảy.”
Cần dự tính xem mỗi chủ đề bàn bạc mất bao lâu và sau đó cộng thêm
khoảng thời gian dành cho những thảo luận phát sinh. Thêm thời gian cho
mỗi mục trong bản kế hoạch để quyết định xem cuộc họp sẽ kéo dài bao
lâu. Bạn không cần chia thêm thời gian của chương trình họp cho những
người tham dự nhưng cần ghi chú thông tin này vào để cuộc họp được tập
trung. Tuy nhiên, nếu những người khác muốn trình bày trong cuộc họp thì
hãy cho họ biết họ có bao nhiêu thời gian.
Nếu bạn muốn đưa những mục quan trọng vào đầu chương trình họp thì
hãy chú ý đừng để hai vấn đề khó khăn và mất nhiều thời gian liền nhau.
Hãy khéo léo xen những mục dễ và ngắn hơn vào giữa để mọi người được
thư giãn. Những mục ít quan trọng hơn có thể để đến cuối buổi họp nhưng
nếu những mục này chưa giải quyết xong thì bạn nên đánh dấu ưu tiên cho
buổi họp sau.
Tránh phục vụ ăn uống giữa giờ trong buổi họp vì mọi người sẽ uể oải sau
khi ăn uống. Luôn ghi nhớ rằng mọi người muốn bạn điều hành cuộc họp
một cách tập trung. Trách nhiệm của bạn là phải tổ chức cuộc họp hiệu quả.
Điều này đòi hỏi bạn phải có nhận xét trực tiếp như: “Chúng ta đang đi lạc
đề. Chúng ta cần làm theo chương trình cuộc họp để giải quyết những việc
cần làm. Chúng ta cần bàn bạc vấn đề này nhưng cũng có thể để vấn đề này
lại cho cuộc họp sau.”
