Trước cuộc họp, bạn cần kiểm tra lại để đảm bảo tất cả đều ổn. Bạn không
được để bất kỳ điều gì khiến bạn mất tập trung, chẳng hạn sự cắt quãng do
một phút xao nhãng, khi soát lại xem còn gì thiếu sót. Nếu bạn phải dừng
lại giữa chừng để nghe điện thoại hay làm gì đó cần kíp thì hãy trở lại cuộc
họp càng nhanh càng tốt.
Khi cuộc họp bắt đầu, chỉ thay đổi thời gian đã định trong chương trình họp
trong trường hợp cuộc họp rất hiệu quả và hoàn thành những mục tiêu đề
ra. Khi cuộc thảo luận đi lạc hướng, hãy nhẹ nhàng nhắc nhở mọi người
bàn vấn đề cần kíp, đặc biệt là khi cần đưa ra quyết định nào đó. Nếu ai đó
nêu ra một vấn đề không có trong lịch họp thì hãy gợi ý thảo luận vấn đề ấy
trong cuộc họp sau.
Sau cuộc họp, hãy đảm bảo ai cũng theo dõi được nội dung cuộc họp bằng
cách gửi biên bản đến tất cả các thành viên tham gia. Nếu có những phần
việc cụ thể chỉ định cho người nào đó thì phải đảm bảo là họ được giao
nhiệm vụ bằng văn bản.
Ứng biến với những người chất vấn khi thuyết trình
Ứng biến với những người chất vấn khi thuyết trình Bạn sẽ làm gì nếu ai đó
cứ cố tình làm gián đoạn bài diễn thuyết của mình? Vấn đề thường gặp nhất
khi thuyết trình là cả chuỗi câu hỏi của khán giả. Cách tốt nhất để kiểm soát
vấn đề này là thông báo trước với mọi người rằng bạn sẽ giải đáp thắc mắc
của họ sau khi trình bày xong. Điều này giúp bạn đảm bảo khán giả theo
dõi được thông tin bạn đưa ra và tránh lãng phí thời gian với những câu hỏi
không liên quan hoặc sẽ được làm rõ trong phần trình bày của bạn. Nếu ai
đó đưa ra một câu hỏi hay giơ tay trước khi kết thúc hãy lịch sự nhắc nhở
người đó chờ đến khi bạn trình bày xong mới nêu câu hỏi.
Tất nhiên, thậm chí nếu bạn dành phần đặt câu hỏi vào cuối bài thuyết trình
thì ai đó vẫn có thể đưa ra những câu hỏi không liên quan. Khi điều này
xảy ra, hãy lịch sự yêu cầu người hỏi giải thích xem câu hỏi đó liên quan
