Trong suốt quá trình gặp gỡ, người bán hàng phải chú ý giữ cách nói chuyện giống với khách hàng, vì
chỉ có như vậy mới khiến đối phương có cảm giác dễ chịu, từ đó cuộc nói chuyện mới diễn ra thuận
lợi. Cụ thể, người bán hàng phải tự điều chỉnh tốc độ, ngữ điệu và âm lượng nói... cho ngang bằng với
tốc độ, ngữ điệu và âm lượng nói của khách hàng, tạo bầu không khí dễ chịu cho cả hai bên.
VI. NGUYÊN TẮC "4 W" - NHỮNG THÔNG LỆ QUỐC TẾ KHI ĐẾN GẶP KHÁCH HÀNG
Thời gian (“When” - Khi nào?)
Lựa chọn thời gian thích hợp là điều rất quan trọng. Muốn làm được điều này, phải nắm vững nguyên
tắc dưới đây:
Nên hẹn gặp vào những thời điểm khác thường.
Đến thăm khách hàng vào những ngày mưa to gió lớn hoặc những lúc thời tiết nắng gắt, lạnh giá, khi
mọi người đều không muốn ra khỏi nhà, lúc này đối thủ cạnh tranh không đến, mặt khác, làm như vậy
bạn sẽ để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng, khiến việc bán hàng nhanh chóng thành công.
Tìm hiểu thời gian nghỉ ngơi của khách hàng.
Khi muốn đến thăm các công ty bình thường thì 9 -10 giờ sáng là khoảng thời gian tốt nhất, vì lúc này
họ đã giải quyết xong các loại giấy tờ, các loại điện tín, e-mail, fax... chuyển đến từ hôm trước. Vì thế,
trong trường hợp bình thường, đây là lúc thích hợp để họ tiếp người bán hàng. Cũng như vậy, 4 - 5 giờ
chiều là khoảng thời gian rất tốt để đến gặp khách hàng. Nếu buổi trưa khách hàng ở lại ăn cơm tại
phòng làm việc thì từ 12 giờ trưa đến 2 giờ chiều cũng là thời gian có thể đến thăm. Nhưng phải chú ỷ
quan sát tình hình khách hàng, mọi hành vi quấy rối, làm phiền khách hàng trong lúc ăn cơm, nghỉ trưa
đều không được chào đón.
Mục tiêu của cuộc gặp (“Why” - Vì sao?)
Khi tiến hành kế hoạch gặp mặt, người bán hàng phải nhớ kỹ mục đích của việc làm này. Mục đích này
có thể chia thành hai loại: mục đích tích cực và mục đích tiêu cực.
Mục đích tích cực bao gồm:
Làm rõ tình hình hoạt động của đối thủ cạnh tranh trong khu vực mình bán hàng.
Tranh thủ ký trước một hợp đồng mua bán hàng hóa.
Có cơ hội để giới thiệu hàng hóa với những người có quan hệ với khách hàng.
Xác định ai là người phụ trách then chốt có thể ra quyết sách mua bán.
Giải quyết những khiếu nại của khách hàng.
Tranh thủ kết thân với người phụ trách có vai trò then chốt.
Tuyến đường (“Where” - ở đâu?)
Tuyến đường hợp lý có thể tiết kiệm cho người bán hàng thời gian hao phí trên đường đi. Cụ thể, nên
tuân thủ các nguyên tắc dưới đây trong khi chọn tuyến đường đi:
Lấy chỗ ở của mình làm trung tâm, sắp xếp một nhóm các điểm đến và tuyến đường ngắn nhất.
Vào các buổi sáng, khi sức khỏe và tinh thần còn đang sung sức thì nên đi thăm các khách hàng ở xa
