T (Triage): Phân loại
Chấp nhận hoặc cho phép: Nếu bạn cho phép một sự gián đoạn, hãy tập
trung hoàn toàn vào nó. Nhận một cuộc gọi đến và tiếp tục cuộc điện thoại
này miễn là cuộc điện thoại đó cần để giải quyết vấn đề. Đọc email và hồi
âm đầy đủ. Bạn cần các tiêu chuẩn chính xác và nghiêm ngặt để xác định
các tình huống cần phải chấp nhận hoặc cho phép.
Dưới đây là một số ví dụ:
• Quản lý hoặc khách hàng của bạn mong đợi được trao đổi với bạn.
• Có một nguy cơ lớn đối với mức dịch vụ.
• Một dự án tầm lớn không thể tiếp tục nếu thiếu thông tin của bạn.
• Người làm bạn gián đoạn là một người mà bạn có quan hệ qua lại và
thường sẽ không lãng phí thời gian của bạn.
• Một trường hợp cá nhân hoặc gia đình khẩn cấp.
Từ bây giờ, bạn có thể chọn để chấp nhận hoặc cho phép gián đoạn xảy ra
nếu điều đó đáp ứng các tiêu chí định sẵn của bạn. Đây là những vấn đề bạn
đã nghĩ tới và được coi là quan trọng như bất cứ công việc mà bạn đang làm.
Cắt bớt (hoặc loại bỏ): Cách rõ ràng để tránh bị gián đoạn bao gồm tắt chế
độ thông báo email đến hoặc không nhận điện thoại. Bạn cũng có thể “lên
lịch trình gián đoạn”, do đó bạn sẽ có nhiều kiểm soát hơn khi những người
khác liên lạc với bạn. Ví dụ:
• Lên lịch các cuộc họp thường xuyên với những người mà thường xuyên
cần thông tin từ bạn.
• Tập hợp một văn bản các câu hỏi thường được hỏi cùng với câu trả lời đầy
đủ cho những câu hỏi đó – đưa ra cả phần tham chiếu đến nó vào hộp thư
