Đã bao nhiêu lần bạn rời một cuộc họp với ý nghĩ rằng bạn đã có mệnh lệnh
rõ ràng, nhưng sau đó lại không đem lại kết quả mà người kia muốn?
Urgghhh! Hãy làm những gì tôi gọi là “giàn giáo”. Hãy nhận thông tin bạn
cần từ người giao việc cho bạn trước khi bạn kết thúc cuộc hội thoại, gặp
mặt. Đầu tiên, hãy hình dung các bước bạn cần phải làm ngay sau khi bạn
quay trở lại bàn làm việc. Sau đó, đặt ra các câu hỏi mà bạn biết mình sẽ gặp
phải khi thực hiện nhiệm vụ này. Đôi khi chính người giao việc cho bạn
cũng không rõ lắm về công việc mà họ giao. Ví dụ: Họ muốn có dữ liệu
phân tích ở mức độ cao? Dữ liệu theo tháng hay theo năm?
Tôi nên sao chép dữ liệu từ ai khác trong bản báo cáo? Trước khi bắt tay vào
việc, hãy nhắc lại những gì bạn nghe được và lên kế hoạch thực hiện nhiệm
vụ. Sau đó, bạn yêu cầu xác nhận. Điều này cũng sẽ giúp bạn tránh cung cấp
quá nhiều hay cung cấp không đủ chi tiết.
Người quản lý hoặc khách hàng của bạn có hay thay đổi suy nghĩ không?
Đây là cách bạn có thể làm trong 50% phần của bạn. Hãy giúp họ suy nghĩ
kĩ lưỡng về tình hình bằng cách đặt ra các kịch bản trong thời điểm này.
Điều này sẽ ngăn chặn việc suy nghĩ lại sau đó và thay đổi quyết định. Bạn
có thể nói: “Chúng tôi đã thử cách này lần trước và đây là những gì đã xảy
ra. Chúng ta có nên thử cách khác lần này để ngăn chặn hậu quả không
lường không?”
Chuẩn bị và lên lịch cho các cuộc họp
Bạn có lên lịch cho các cuộc họp phù hợp với thời gian còn trống trong lịch
trình của mình không? Tôi có cảm giác đó đã từng là vấn đề! Phương pháp
này thiếu tính chủ đích. Những gợi ý sau đây được áp dụng bất kể đó là bạn
hoặc người khác lập kế hoạch.
Khi được yêu cầu tham dự một cuộc họp, hãy dành vài phút để đặt ra một số
câu hỏi quan trọng. Ví dụ: Người khác mong đợi tôi sẽ có đóng góp gì?
Những người nào đang tham dự, và ai là người điều phối cuộc họp? Nếu
