chức đang xây dựng các chính sách hỗ trợ thời gian để nhân viên suy nghĩ
và hoàn thành công việc.
Kiểm soát email
Mọi người thường phàn nàn rằng nhiều email quá làm họ mất thời gian và
năng lượng tinh thần. Nhằm tìm kiếm lời khuyên, tôi lại hỏi ý kiến của Clare
Dolan, phó chủ tịch Oracle Corporation. Cô thay đổi hoàn toàn cách sử dụng
email trong tổ chức của mình, và trong quá trình này, cô đã giúp nhân viên
của mình có ý thức rõ ràng hơn tại nơi làm việc. Dolan giải thích: “Hầu hết
mọi người không suy nghĩ hết khả năng của mình nếu họ nhận được 100
email một ngày. Tôi yêu cầu những người trong tổ chức của tôi phải ghi nhớ
rằng email chỉ đơn giản là một phương pháp giao tiếp, nói cách khác, nó
không phải là ‘công việc’! Đội của tôi phản ứng lại
bằng cách nhìn nhận đúng đắn hơn với email và ngược lại, bắt đầu thách
thức và hỗ trợ lẫn nhau để quản lý khối lượng email của họ. Khi chúng ta
làm được điều này, chúng ta đạt được nhiều thành tích hơn và thấy mình ít
căng thẳng hơn”. Bất kể những nỗ lực của công ty của bạn lớn như thế nào,
bạn luôn có thể lấy lại quyền kiểm soát hộp thư email của riêng bạn. Tôi
giới thiệu với bạn công việc của David Allen (trang web của anh cũng được
nêu trong phần nguồn tham khảo ở cuối chương). Cách tiếp cận của anh sẽ
giúp bạn sắp xếp email thành những yêu cầu cần được thực hiện ngay lập
tức (trong trường hợp bạn hoặc là sẽ có hành động, hoàn thành công việc để
gạch đầu mục này ra khỏi danh sách việc cần làm, ra khỏi hộp thư đến, hoặc
lên kế hoạch để giao việc này cho người khác hoặc trì hoãn công việc đó),
hoặc các yêu cầu không cần hành động ngay lập tức (trong trường hợp này
bạn sẽ xem xét việc lưu trữ hoặc xóa bỏ). Trừ khi bạn đang làm việc ở lĩnh
vực dịch vụ khách hàng mà điều cốt lõi là phải phản hồi thư ngay lập tức,
hãy thiết lập thời gian thường xuyên để kiểm tra thư thay vì mặc định hiển
thị thư trên màn hình máy tính. (Thay vào đó tạo một màn hình máy tính đầy
cảm hứng nhắc nhở bạn đến Điểm tầm nhìn!) Hãy thông báo cho mọi người
