việc, giờ đây, tôi đã thật sự chủ động trong việc điều hành, quản lý và phát triển công
ty hiệu quả hơn chỉ với chín giờ một tuần vì tôi phân chia trách nhiệm của mình cho
chín bộ phận quan trọng. Những buổi họp như thế hiệu quả hơn kiểu họp “có-một-
phút” rất nhiều vì chúng mang tính trang trọng hơn, được lên chương trình cụ thể và
hướng tới kết quả đạt được. Buổi họp gồm những thành viên chủ chốt của mỗi khu
vực cho nên mọi người có thể cùng nhau đưa ra những ý tưởng, đề xuất giúp khu vực
của mình ngày càng phát triển và tiến bộ. Tôi giữ chín bản ghi nhớ (mỗi bản dành cho
một khu vực quan trọng) và trên đó ghi lại những gì chúng tôi đã làm được và người
nào đã hứa sẽ hoàn thành công việc gì trước khi buổi họp tiếp theo được tổ chức.
Đúng vậy – những việc phải làm, các nhiệm vụ và hạn chót cho mỗi công việc phải
được phân công sau mỗi buổi họp. Nhưng chìa khóa của vấn đề chính là ở chỗ không
nên yêu cầu mọi người hoàn thành quá nhiều việc. Kết quả thu được nhỏ thôi nhưng
phải liên tục. Nếu hàng tuần bạn đều tổ chức được buổi họp giao ban và những kết
quả nhỏ của từng tuần và tất cả các tuần cứ ngày một nhiều lên thì hãy nghĩ tới sự
chuyển mình lớn lao mà bạn làm được cho công ty của mình sau 52 tuần. Hoạt động
của công ty, khu vực và phòng ban bạn quản lý sẽ được cải thiện rất nhiều sau một
năm. Và sau đó, tình hình sẽ còn tốt hơn nữa.
Nếu điều hành một công ty lớn, bạn nên chia doanh nghiệp thành nhiều khu vực có
ảnh hưởng. Tôi đã giúp một giám đốc chia công ty của anh ta thành các khu vực ảnh
hưởng chính, và anh ta đã chia công ty của mình thành 17 khu – có nghĩa là 17 buổi
họp hàng tuần, mỗi buổi một giờ. Điều này nghe có vẻ khá điên rồ với một giám đốc
hay người quản lý của một công ty nhỏ, nhưng đó chính là cách mà bạn có thể điều
hành công ty mình phát triển lên mức cao hơn nếu bạn có quá nhiều việc phải giải
quyết. Vị giám đốc kể trên đang phải làm việc 70 giờ một tuần và kết quả thu được
không đáng là bao. Nhưng sau khi tôi hướng dẫn anh chia công ty thành 17 khu vực
thì anh chỉ phải bỏ ra 17 giờ cho 17 cuộc họp ‒ mỗi cuộc họp dành cho một khu vực
quan trọng.
Quyết định được đưa ra hàng tuần. Tất cả nhiệm vụ quan trọng đều được giải quyết
