Những người làm ở các vị trí có tính phản ứng nhiều hơn sẽ có ít thời gian hơn để làm
những việc cần sự tích cực – nhưng vẫn cần phải có những công việc như thế mỗi
ngày.
Nếu là một nhân viên lễ tân và công việc chính của bạn là trả lời điện thoại, bạn cũng
có thể làm việc hiệu quả bằng cách lên một danh sách khách hàng tiềm năng cho
nhóm bán hàng được không? Tôi dường như phát sốt lên khi đến thăm một công ty và
chứng kiến cảnh nhân viên lễ tân đang đọc sách vì có rất ít cuộc gọi. Thay vì thế,
những nhân viên lễ tân này hoàn toàn có thể dành thời gian rỗi đó để tìm hiểu công
việc của mình trên Internet? Hoặc gửi e-mail? Bạn cũng có thể áp dụng những giải
pháp này nếu làm việc ở bộ phận chăm sóc khách hàng. Trong các buổi họp hàng
tuần (được thiết kế hoàn chỉnh trong Chương 3), hãy lưu ý tới vấn đề này và khiến
những người thụ động phải làm việc trong thời gian rảnh rỗi của họ.
Mọi người thường làm việc chăm chỉ hơn nếu bị kiểm tra, giám sát
Nếu muốn nhân viên của mình làm việc hiệu quả, mỗi ngày, bạn nên có một cuộc
kiểm tra cách sắp xếp công việc và kế hoạch làm việc hàng ngày của họ. Trước khi có
Internet, hàng ngày, tôi đều đi một vòng quanh văn phòng và kiểm tra xem các nhân
viên lên kế hoạch làm việc như thế nào. Tôi làm việc này trong nhiều tháng cho đến
khi tất cả mọi người trong công ty đều thực hiện kế hoạch làm việc của họ. Tôi đã mất
sáu tháng để áp dụng kỷ luật thép với quyết tâm cao và tiến hành kiểm tra liên tục
trước khi toàn thể nhân viên thực hiện đều đặn sáu bước này. Tôi tập trung phát huy
năng lực quản lý thời gian ở các cán bộ điều hành chủ chốt và rồi họ lại truyền nó cho
nhân viên của mình. Tôi thậm chí còn tạo một trang web trên mạng để mọi người đều
có thể đăng nhập và lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Sếp sẽ nhận được một
thư thông báo tự động mỗi khi có một nhân viên hoàn thành bản kế hoạch của họ.
Dù có hay không một chương trình như thế thì việc tiến hành kiểm tra cách nhân viên
lập kế hoạch và ưu tiên lựa chọn những công việc cần làm trước sẽ khiến họ coi trọng
việc quản lý thời gian hơn, đồng thời gia tăng hiệu suất làm việc của họ.
