1. Ngay khi ngày giờ của cuộc hội đàm được ấn định, bạn cần chắc chắn những người tham gia đã có trong tay hướng dẫn
quay số nội bộ cũng như lịch trình thời gian. Hãy thông báo các thông tin đó theo hai cách: gọi điện thoại và gửi
vào email.
GỢI Ý :Nếu cuộc hội đàm từ xa kéo dài hơn bảy ngày, hãy gửi email nhắc nhở những người tham gia vào buổi chiều hôm
trước buổi hội đàm - nếu cuộc hội đàm diễn ra vào sáng hôm sau - hoặc nhắc lại vào buổi sáng nếu buổi hội đàm được tiến hành
vào buổi trưa hay chiều hôm đó. Và trong trường hợp cuộc hội đàm được tổ chức tại nhiều múi giờ khác nhau, bạn cần chỉ rõ thời
điểm bắt đầu tương ứng cho từng múi giờ. Ví dụ: Nếu buổi hội đàm được một người sống ở Chicago ấn định, còn những người
tham gia thì đang sống tại nhiều nơi trên khắp nước Mỹ, bạn sẽ phải xác định rõ thời gian theo múi giờ trung tâm cho những
người tham gia: "Cuộc hội đàm qua điện thoại sẽ bắt đầu vào lúc 10 giờ sáng, giờ CST (biểu giờ chuẩn trung tâm)."
2. Việc giới thiệu là vô cùng quan trọng khi thực hiện các cuộc hội đàm qua điện thoại cũng như là cách để tránh những sai
lầm không đáng có. Nếu bạn là người khởi xướng cuộc hội đàm, hãy là người đầu tiên liên lạc và có một bản danh sách những
người tham dự. Khi nghe thấy có người tham gia cuộc gọi, hãy đề nghị họ giới thiệu bản thân: "Tôi nhận thấy vừa có ai đó tham
gia với chúng ta. Đây là Sara đến từ hãng ABC. Bạn có thể giới thiệu về bản thân không?" Và khi có thêm những người khác, hãy
cho họ biết đã có những ai trên đường dây. Ví dụ: "Cảm ơn bạn đã tham gia với chúng tôi. Bill Gras và Mary Hadder cũng đã kết
nối. Bill hiện là Phó chủ tịch Bộ phận sản phẩm và Mary là Giám đốc phụ trách Dịch vụ khách hàng. Bill và Mary, các bạn có thể
nói lời chào được không?"
GỢI Ý :Hội đàm qua điện thoại giống như một cuộc họp diễn ra trong một căn phòng rộng lớn không có cửa sổ trong lúc bị
cắt điện. Công việc của bạn là giúp mọi người tìm chỗ ngồi và cảm thấy thoải mái khi tham dự với những người khác.
3. Khi tất cả mọi người đã tham gia - trên đường dây - hãy dành một vài giây để giới thiệu các quy tắc ban đầu. Sau đây là hai
quy tắc:
- Nếu có nhiều hơn bốn người tham gia cuộc họp, mỗi người nên được yêu cầu cung cấp danh tính bản thân trước khi phát
biểu, ví dụ: "Đây là Sara. Tôi không thể tán thành với anh, Bill. Và tôi cũng xin bổ sung thêm...".
- Nếu người tham gia có vấn đề cần thảo luận, hãy yêu cầu họ để nó trước mặt.
4. Kiểm tra lại nhiệm vụ bạn được phân công cũng như các hoạt động diễn ra tiếp theo trước khi mọi người cúp máy và cuộc
hội đàm kết thúc. Tiếp đó, hãy gửi email xác nhận cam kết và công việc của từng người.
5. Nếu đây là một hội nghị khách hàng, đừng bình luận về cuộc họp với đồng nghiệp trên đường dây hội nghị. Hãy cúp máy
và gọi lại cho từng người, hoặc nếu cùng làm việc với nhau trong cùng một cơ quan, hãy trực tiếp gặp mặt. Đừng bao giờ thảo luận
về cuộc họp trên đường dây hội nghị. Bạn không thể biết chắc chắn mọi người đã cúp máy hay chưa. Đừng để việc nói ra điều gì
đó mà bạn không hề muốn khách hàng nghe thấy trong khi họ vẫn còn trên đường dây khiến bạn phải xấu hổ!
Mỗi khi trả lời điện thoại, bạn đang đại diện cho hình ảnh của công ty.
―TẠP CHÍ VIDEO BUSINESS
