kiệm thời gian đọc và trả lời e-mail, có thể góp phần làm giảm áp
lực mỗi ngày ở công sở.
Điện thoại
Chúng ta đang ngồi mải mê làm việc và tiếng điện thoại reo. Đó là
cộng sự của chúng ta nói chuyện về công việc. Nhưng có phải họ đi
thẳng vào vấn đề công việc? Không hẳn vậy. Họ có thể nói một chút
về chuyện thời tiết, hoạt động cuối tuần hoặc việc đi nghỉ phép
trước khi bắt đầu đề cập tới công việc. Mặc dù ngày nay điện thoại
cố định có thể không còn được dùng thường xuyên như trước đây,
nhưng những cuộc gọi điện thoại này cũng làm mất thời gian làm
việc. Nếu người ta chỉ chú ý vào công việc trước mắt, thời gian cho
những cuộc gọi sẽ giảm đi đáng kể. Tuy nhiên, nếu cấm hoàn toàn
tất cả những chuyện tán gẫu, thì điều đó cũng chưa hẳn là tốt. Một
cuộc nói chuyện ngắn có thể giúp làm mối quan hệ giữa hai hay
nhiều người trở nên thân thiết hơn, giúp môi trường làm việc vui vẻ
hơn và củng cố sự hợp tác cũng như tinh thần làm việc theo nhóm.
Điều đó có thể thích hợp trong việc giao tiếp, tuy nhiên, hãy nói
ngắn gọn. Nếu người gọi điện thoại nói dài dòng, lê thê với những
chuyện không liên quan tới công việc, bạn hãy lịch sự nói: “Tôi thích
nghe nhiều về chuyện đó, nhưng hiện tôi phải làm việc cho kịp thời
hạn” và sau đó chuyển sang đề tài về công việc.
Khi chúng ta gọi điện thoại, một trong những chuyện làm mất thời
gian là chờ người đó đang trả lời một cú điện thoại khác. Trừ phi
vấn đề của chúng ta là khẩn cấp, hãy để lại lời nhắn ngắn gọn trên
hộp thư thoại về vấn đề cần bàn và đề nghị họ gọi lại, hồi âm bằng
e-mail hoặc gặp mặt trực tiếp để giải quyết.
Nếu thấy cần thiết phải chờ, hãy dành hai, ba, năm phút hoặc nhiều
hơn để chờ một cách hữu ích. Tức là trong khi đó, chúng ta có thể
tranh thủ giải quyết một việc khác như một công việc văn phòng nào
đó, sắp xếp lại giấy tờ, hồ sơ, đọc lướt thư hoặc e-mail… Đối với
một người có nhiều cuộc gọi trong ngày – giả sử có mười cuộc gọi,
việc tận dụng chỉ ba phút trong thời gian chờ cho mỗi lần, chúng ta
sẽ có thêm nửa giờ hữu ích cho mỗi ngày.
