Tiếp khách
Từ bàn làm việc, chúng ta nhìn lên thấy Loquacious Lou đang đứng
trước cửa phòng. Chúng ta không có thời gian nghe anh ta kể lể
những chuyện bực mình của mình. Vì vậy, không nhất thiết phải mời
Lou vào. Hãy đứng dậy, đi thẳng tới để ngăn anh ta bước vào bàn
tiếp khách và đứng đó nói chuyện với Lou. Trên thực tế, người ta có
khuynh hướng nói ngắn gọn hơn khi phải đứng so với lúc ngồi. Nếu
câu chuyện của anh ta là quan trọng và liên quan tới công việc,
chúng ta có thể mời Lou ngồi. Nếu không, khéo léo tiễn anh ta ra
cửa.
Marge, một cây bút tự do, làm việc tại nhà. Cứ mỗi sáng, một người
hàng xóm ghé nhà tán gẫu một chút với cô. Marge không có thời
gian cho những chuyện không quan trọng. Mặc dù cũng thích có
bạn bè cho vui, nhưng Marge nhận thấy rằng trừ phi chấm dứt tiếp
họ, cô không thể nào hoàn tất những công trình của mình. Với cách
nói chuyện khéo léo, Marge giải thích cho họ hiểu mà không làm tổn
thương tình bạn. Người ta đều biết rằng thời gian là có giới hạn,
nhưng lại hay quên về điều này, nên đôi khi cần nhắc nhở họ và
chúng ta sử dụng thời gian của mình sao cho tối ưu.
Công việc giấy tờ
Mặc dù ngày nay, việc truyền thông và tài liệu điện tử đã thay thế
nhiều loại giấy tờ, nhưng chúng ta vẫn còn dành thời gian cho nó.
Hãy cố gắng xử lý giấy tờ trong thời gian ngắn nhất có thể và
thường chỉ cần một lần là đủ. Dùng thiết bị để quét (scan) hoặc
chụp lại giấy tờ đó. Hãy bỏ đi nếu không có lý do để giữ nó lại. Cần
dành thời gian để xử lý một số giấy tờ đã tới bàn làm việc của
chúng ta. Nếu cần thiết và thích hợp, hãy giải quyết nó ngay. Thông
thường, có thể trả lời ngay các giấy báo luân chuyển giữa các văn
phòng bằng cách trả lời ở phần cuối trang giấy, tiết kiệm thời gian
so với cách hồi âm mang tính chuẩn mực.
Khi đọc thư từ đòi hỏi phải có hành động tương ứng, hãy ghi lên lá
thư đó hoặc một tờ giấy đính kèm về việc cần làm, chẳng hạn cần
hỏi ai thông tin gì, hoặc cần hồi âm cho ai đó… Nhờ vậy, chúng ta
