không phải mất thời gian đọc lại toàn bộ lá thư đó khi bắt tay vào
hành động.
Khi đọc các báo cáo, hãy đọc phần tóm lược trước. Thông thường,
không nhất thiết phải đọc toàn bộ bản báo cáo này. Sau đó, chúng
ta có thể đọc tới những thông tin cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian
khi không phải đọc những chi tiết mà chúng ta không quan tâm.
Thủ tục giấy tờ không cần thiết
Trong nhiều cơ quan, tổ chức, người ta mất không ít thời gian cho
việc điền vào các biểu mẫu, sao chép tài liệu, lưu giữ hồ sơ…
Robinson Wyler, phó chủ tịch phụ trách các giao dịch từ xa của một
ngân hàng ở California, M , đang đi ngang qua một phòng giao dịch
của họ. Ông nhận thấy rằng một nữ nhân viên ở đây đang bận điền
vào một biểu mẫu in trên giấy màu hồng. Ông hỏi cô ấy: “Cô không
biết rằng thông tin trên biểu mẫu này hiện giờ đã có trên máy tính rồi
và không còn cần thiết sử dụng nó nữa hay sao?”. Cô ấy tỏ vẻ bối
rối: “Dĩ nhiên tôi biết dữ liệu này có trong máy tính vì tôi đã nhập dữ
liệu đó mà. Nhưng không có ai nói rằng không nên sử dụng biểu
mẫu này nữa.”
Sau đó, người ta đã tiến hành điều tra và phát hiện ra rằng mặc dù
thông tin đó đã nhập vào máy tính… một năm trước đây, nhưng
không có ai thông báo về việc không sử dụng biểu mẫu đó nữa.
Trên thực tế, nhiều công ty vẫn tiếp tục sử dụng những biểu mẫu
không còn cần thiết và gây lãng phí về thời gian, tiền bạc, cũng như
công sức bởi vì không có thông báo chính thức về việc ngưng sử
dụng nó.
Cần xem xét định kỳ các mẫu báo cáo, thư in sẵn hoặc một số tài
liệu in khác vốn đang được lưu hành trong công ty. Vậy khi nào thì
nên tiến hành xem xét? Tối thiểu là không quá hai năm. Khi có thay
đổi trong công ty, chẳng hạn khi giới thiệu phương pháp, quy trình
hoặc trang thiết bị mới, cần xem xét lại chúng ngay khi áp dụng
phương pháp, quy trình hoặc trang thiết bị đó được một thời gian đủ
để có thể đánh giá. Một khoảng thời gian khác để xem xét lại giá trị
