sử dụng của biểu mẫu hoặc tài liệu tương tự là khi đặt mua nó. Nếu
ngân hàng nói trên áp dụng cách này vào lúc lên kế hoạch in lại,
người ta đã phát hiện được sự việc lỗi thời này.
Cần xem lại thư in sẵn cũng như các mẫu báo cáo và những tài liệu
in khác. Nếu thư in sẵn quá tổng quát và không đáp ứng cụ thể vấn
đề cần giải quyết, hãy điều chỉnh lại. Xin nhớ rằng hình ảnh của
công ty chúng ta sẽ được người nhận đánh giá qua bức thư này.
Nếu tất cả biểu mẫu, hệ thống, mẫu báo cáo và thư in sẵn được
xem xét định kỳ, chúng ta tiết kiệm được nhiều thời gian do đã bỏ đi
những việc không cần thiết. Bên cạnh đó, nhân viên còn dành được
nhiều thời gian và sức lực hơn cho những vấn đề thật sự quan trọng
nhằm đạt được mục tiêu mà chúng ta và cơ quan, tổ chức mong
muốn.
Khi không quản lý được thời gian của mình, chúng ta không thể
quản lý bất cứ thứ gì khác.
Peter Drucker, tư vấn viên và tác giả
Sự việc bất ngờ
Trong mỗi công việc, những chuyện bất ngờ đều có thể xảy ra, có
thể là máy tính hoặc những máy móc khác bị hư, sếp có dự án đặc
biệt, một trục trặc xảy ra, hỏa hoạn ập tới… Chúng ta biết những
chuyện này có thể xảy ra, nhưng không biết khi nào và xảy ra chính
xác như thế nào.
Để tránh rơi vào tình trạng bị động, hãy lên kế hoạch dự phòng cho
những tình huống bất ngờ. Bằng cách phân tích hoạt động của
mình trong một khoảng thời gian, chúng ta có thể xác định được mỗi
ngày có bao nhiêu giờ dành cho những chuyện bất ngờ. Chẳng hạn,
trong một ngày làm việc tám giờ, nếu dành hai giờ cho những
chuyện bất ngờ này, thì chúng ta chỉ hoạch định thời gian cho sáu
giờ làm việc chính thức. Và khi chuyện bất ngờ xảy ra, chúng ta có
đủ thời gian để xử lý chúng.
